Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung
Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.
August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.
Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.
Die Umfrage bietet:
- Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
- Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
- Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
- Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
- Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
- Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion
Relevante Dokumente:
- E-Government-Gesetz
- Organisationskonzept elektronischer Verwaltungsarbeit
- Referenzarchitektur elektronischer Verwaltungsarbeit
- Elektronische Verwaltungsprozesse im Wandel
Nehmen Sie an der Umfrage teil:
Zum UmfrageformularDie Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.
NoteableSolutions
Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?
Notable Solutions inc. 530 Gaither Road Suite 400, Rockville, MD 20850, United States
Stammstitz Europa:
NSi Europe GmbH, Schützenstr. 4, 35578 Wetzlar, Deutschland, 06441 671 38 0
Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?
Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?
Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?
Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?
Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?
Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?
In unserem Unternehmen macht der Berieich "öffentliche Auftraggeber" >20% aus.
Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.
Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).
- HZD/Hessichen Justiz: Erfassung Gerichtsakten
- eKOM21: Integration in kommunale Software
- BMWI
- Diverse Städte mit SAP, z.B. zu Abwicklung von Bußgeldbescheiden
Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?
Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?
Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?
Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?
Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?
Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?
Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?
Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?
Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.
Eine Datenhaltung erfolgt nicht innerhalb unserer Lösungen, da diese als Frontend für ECM/ERP Prozesse zu sehen ist.
Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?
Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?
Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?
Pro User (Desktop oder Smartphone)
Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?
Projektsteckbrief 1
Projektsteckbrief 2
Projektsteckbrief 3
Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?
Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?
Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.
Die wirkliche Zusammenarbeit findet im Zielsystem statt - durch unsere Lösungen kommen die Informationen dort schneller und zielgerichteter an.
Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?
Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?
Unsere Lösungen unterstützen somit viele der unten genannten Prozesse, allerdings werden diese aus dem Zielsystem integriert, da in unserer Software selbst keine Daten gehalten werden.
Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.
Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?
Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?
Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?
Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?
Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?
Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?
Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?
Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?
Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?
Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?
Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?
Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?
Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?
Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?
Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten
Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?
Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?
Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?
Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?
Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?
Generell werden alle Komponenten regelmäßig aktualisiert um technische und fachliche Bedürfnisse besser zu adressieren.
Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?
Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?
Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?
Zugriffs/Auditprotokolle werden via ODBC Schnittstelle in Datenbanken geschrieben.
Zugriff auf Server (OS) und/oder Datenbank muss vom Betreiber entspr. interner Richtlinien sichergestellt werden.
Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?
Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?
Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?
Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?
Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?
Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?
Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)
Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.
Somit kann ein Menü für die Erfassung von Bauanträgen nur von der entspr. Abteilung eingesehen und genutzt werden.
Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?
Durch die Nutzung der Software in großem Umfang in der US Regierung/Militär werden dennoch aber sehr hohe Anforderungen erfüllt. Kunden sind u.A. US NMCI, US Joint Chiefs of Staff, US House of Representatives etc.
In Europa zählen wir die NATO, diverse Minierien in vielen Ländern, das EU Parlament, etc. zu unseren Kunden und konnten dort die Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Die Software wurde so entwickelt, daß die Verarbeitung innerhalb komplett transparenter Workflows erfolgt. Es ist hierbei sichergestellt das verarbeitete Daten sicher überwacht werden können.
Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?
Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?
Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?
Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.
Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.
Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.
Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.
Eine Verschlüsslung erfolgt bei uns auf der Ebene der Infrastruktur während der Kommunikation. Ein Anwender hat hier keine Möglichkeiten der Eingriffs.
Projektsteckbrief 4
Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?
Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?
Erstellung von MS Office Dokumenten (Word, Excel, PPT)
Erfassung von Emails aus Outlook oder erstellten Dokumenten aus MS Word, Excel und Powerpoint.
Versand von Emails via SMTP/MAPI ... ablage des gesendeten Objekts in die gesendeten Objekte (benötigt entspr. Rechte)
Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?
Lotus Notes: Erfassung von Emails oder andernen Objekten auf Feldebene inkl. Anhängen