Die elektronische Akte (E-Akte) Anbieterbefragung
Das E-Government-Gesetz vom August 2013 sieht für Bundesbehörden ab 2020 verpflichtend eine elektronische Aktenführung vor. Daher befragt das Kompetenzzentrum Öffentliche IT Anbieter, die sich mit Lösungen im Bereich elektronischer Verwaltungsarbeit auf dem Markt positionieren.
August 2015 - Öffnung der Umfrage: Aufgrund des starken Interesses wird die Plattform (ursprünglich Mai-August 2014) pünktlich zum Jahrestag in ein offenes Format überführt. Teilnehmende Unternehmen können ihre bisherigen Angaben jederzeit über das Format aktualisiert einsenden, neue Teilnehmer sind herzlich eingeladen, ihre Angaben dem aktuellen Bestand hinzuzufügen.
Die Umfrage beinhaltete quantitative wie qualitative Fragestellungen, sowohl fachlicher als auch technischer Natur und bietet eine bewertungsfreie öffentliche Marktübersicht.
Die Umfrage bietet:
- Eine Marktübersicht für IT-Entscheider und technische Integratoren
- Eine Übersicht und Vergleichsmöglichkeit verfügbarer Schnittstellen und Funktionalitäten im Kontext E-Akte
- Qualitative Angaben zur Nutzerfreundlichkeit anhand von User-Stories
- Referenzprojekte der Unternehmen als funktionale Integrationsbeispiele
- Eine fachliche Tiefe mit gezielten Angaben zur elektronischen Schriftgutverwaltung
- Als Resultat eine öffentliche Web-Plattform mit Filter- und Vergleichsfunktion
Relevante Dokumente:
- E-Government-Gesetz
- Organisationskonzept elektronischer Verwaltungsarbeit
- Referenzarchitektur elektronischer Verwaltungsarbeit
- Elektronische Verwaltungsprozesse im Wandel
Nehmen Sie an der Umfrage teil:
Zum UmfrageformularDie Inhalte der Umfrageresultate liegen in Verantwortung und Besitz der jeweiligen Unternehmen.
NoteableSolutions
NSi AutoStore ist eine Lösung für die dezentrale Erfassung von Informationen. Die Informationen können von MFPs (Multifunktionalen Drucker), Mobilen Endgeräten (Smartphones) oder anderen Quellen aufgenommen werden. Wichtig ist hierbei das diese Endgeräte an den Prozess angepasst werden können, so das die Bedienung und das Management sehr einfach wird. Aktuell existieren diverse Integration in e-gov Lösungen in Deutschland wie bei der - HZD/Hessichen Justiz: Erfassung Gerichtsakten - eKOM21: Integration in kommunale Software - BMWI - Diverse Städte mit SAP, z.B. zu Abwicklung von Bußgeldbescheiden
Wo befindet sich der Stammsitz Ihres Unternehmens? Falls Ihr Unternehmen seinen Stammsitz im Ausland hat, existiert eine deutsche Niederlassung?
Stammstitz Weltweit / HQ:
Notable Solutions inc. 530 Gaither Road Suite 400, Rockville, MD 20850, United States
Stammstitz Europa:
NSi Europe GmbH, Schützenstr. 4, 35578 Wetzlar, Deutschland, 06441 671 38 0
Notable Solutions inc. 530 Gaither Road Suite 400, Rockville, MD 20850, United States
Stammstitz Europa:
NSi Europe GmbH, Schützenstr. 4, 35578 Wetzlar, Deutschland, 06441 671 38 0
Unterliegt Ihr Unternehmen dem deutschen Rechtsrahmen?
US Amerikanisch
Ja
Nein
Seit wann ist Ihr Unternehmen als Softwareanbieter- oder Systemintegrator auf dem Markt tätig?
2001
Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat Ihr Unternehmen?
270 Weltweit, 65 in Europa (Vertrieb, Presales, Professional Services etc.)
Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ungefähr im Bereich DMS, ECM oder VBS tätig?
270 / 65
Welchen Umsatz macht Ihr Unternehmen im Bereich DMS/ECM jährlich?
>$40M
Welchen Marktanteil hat Ihr Unternehmen im Verwaltungssektor?
Relativ zu?
In unserem Unternehmen macht der Berieich "öffentliche Auftraggeber" >20% aus.
In unserem Unternehmen macht der Berieich "öffentliche Auftraggeber" >20% aus.
Geben Sie bitte eine Kontaktadresse für weitere Informationen zu Ihrer Lösung an.
Name
enno.lueckel@notablesolutions.con
Anschrift
Telefon
E-Mail
Beschreiben Sie kurz und knapp die Architektur einer möglichen Lösung im Kontext E-Akte/DMS, basierend auf Ihren oder den von Ihnen ausgewählten Produkten. Gehen Sie dabei soweit vorhanden auch auf Komponenten/Bausteine zu E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit ein. Fügen Sie dem Formular eine Architekturskizze/-grafik zur Verdeutlichung bei und visualisieren Sie dabei Aspekte zur Modularität der Komponenten, Schnittstellen und zum Deployment (PaaS, SaaS, etc.).
NSi AutoStore ist eine Lösung für die dezentrale Erfassung von Informationen. Die Informationen können von MFPs (Multifunktionalen Drucker), Mobilen Endgeräten (Smartphones) oder anderen Quellen aufgenommen werden. Wichtig ist hierbei das diese Endgeräte an den Prozess angepasst werden können, so das die Bedienung und das Management sehr einfach wird. Aktuell existieren diverse Integration in e-gov Lösungen in Deutschland wie bei der
- HZD/Hessichen Justiz: Erfassung Gerichtsakten
- eKOM21: Integration in kommunale Software
- BMWI
- Diverse Städte mit SAP, z.B. zu Abwicklung von Bußgeldbescheiden
- HZD/Hessichen Justiz: Erfassung Gerichtsakten
- eKOM21: Integration in kommunale Software
- BMWI
- Diverse Städte mit SAP, z.B. zu Abwicklung von Bußgeldbescheiden
Unterstützt Ihre Lösung CMIS als Schnittstelle zum DMS?
Ja, CMIS-Version
Herstellerspezifische Erweiterungen Optimal Systems, D.velop, OpenText, ...
Nein
Welche weiteren Schnittstellen und Datenaustauscheformate stellt die Lösung für den Austausch von Daten mit und die Anbindung von Drittkomponenten zur Verfügung?
WebDAV
CIFS
JCR
SOAP
REST
IMAP
XDOMEA
Andere SAP AL, DVS, iDocs
Für welche Identitäts- respektive Verzeichnisdienste bietet Ihre Lösung eine Schnittstelle?
Open LDAP
Microsoft Active Directory
X.509 Zertifikat-basierte Authentifizierung
Oracle Internet Directory
IBM Directory Server
Novell Directory Server
Andere Anpassbar / offenes Backend
Welche Workflow-Standards und Formate werden im Workflowsystem bzw. der Vorgangsbearbeitung (so vorhanden) unterstützt?
BPMN 2.0
WS-BPEL 2.0
XPDL
EPK
Andere Eigener Verarbeitungs-WF
Ist ein Werkzeug für die Bearbeitung, die Erstellung und die Überprüfung von Workflows verfügbar?
Ja, Produkt APD
Ja, Drittanbieter
Nein
Welche der Komponenten sind modular gehalten und können dediziert respektive entkoppelt betrieben werden?
DMS
VBS/WF-System
Records Management / Registratur
Portal-System
Kollaboration
Andere Komponenten für Erfassung
Auf welcher technologischen Basis baut Ihre beschriebene Architektur auf? Werden die für die öffentliche Verwaltung geltenden Vorgaben (z.B. SAGA 5) berücksichtigt?
Java
.NET
C#
Andere
Auf welchen Ebenen ist die Lösung mandantenfähig?
Hardware
Betriebssystem/Virtualisierer
Datenbank
Anwenderschicht
Andere Prozess Design
Wie skaliert das System bzgl. der Anzahl von verwalteten Objekten, Dokumenten, Mandanten und Anwendern? Erklären Sie die Skalierung exemplarisch anhand eines einfachen definierten Deployments.
Das System kann in Clustern betrieben werden und basiert auf einer Architektur die stateless ist. Eine Skalierung kann entsprechen den SLA's für die Verarbeitung und Auslieferung der Daten angepasst werden.
Eine Datenhaltung erfolgt nicht innerhalb unserer Lösungen, da diese als Frontend für ECM/ERP Prozesse zu sehen ist.
Eine Datenhaltung erfolgt nicht innerhalb unserer Lösungen, da diese als Frontend für ECM/ERP Prozesse zu sehen ist.
Welche Clients und Client-Typen werden für den Zugriff auf Ihre Lösung unterstützt?
Fat-Client
Remote-Editing / Terminal-Client
Browser Client auf Basis von HTML/CSS
Browser Client auf Basis von HTML5/CSS3
Browser Client auf Basis von ActiveX
Browser Client auf Basis von Flash
Browser Client auf Basis von Java
Smartphone/Tablet – App
Andere MFP Hardware embedded
Welche Client-Betriebssysteme werden in welchen Versionen unterstützt?
Windows
Vista
7
8
Mac OS X
10.6
10.7
10.8
10.9
Linux Derivate
Android
3.x
4.0.x
4.1/2/3.x
4.4
Blackberry
7
10
iOS
5.x
6.x
Windows Phone
7
8
Andere
Welche Lizenzmodelle kommen für Ihre Lösung in Frage?
Pro scannendes Gerät (MFP/Scanner)
Pro User (Desktop oder Smartphone)
Pro User (Desktop oder Smartphone)
Basieren Komponenten Ihrer Lösung im Bereich DMS,ECM, VBS auf Open-Source-Software? Wenn ja, welche OSS findet Verwendung?
Ja, OpenSSL Inegration ... generell wird versucht keine OSS einzusetzen um rechtliche Risiken einzuschränken.
Nein
Projektsteckbrief 1
Projektsteckbrief 2
Projektsteckbrief 3
Unterstützt die angebotene Lösung kollaboratives Arbeiten im Sinne von Echtzeitkommunikation und gleichzeitigem Arbeiten an Dokumenten mit mehreren Autoren?
Ja
Nein
Welche Komponenten bietet Ihre Lösung zum kollaborativen Arbeiten?
Wiki
Groupware
Portale
A/V-Konferenzen
Chat
Blog
Teamroom
Gleichzeitiges/Paralleles Arbeiten in Dokumenten
Andere
Als AnwenderIn möchte ich formlos einen Antrag parallel mit anderen Anwendern bearbeiten können, um mir Unterstützung und Expertise meiner Mitarbeiter einzuholen.
Da unsere Lösungen "nur" Daten erfasst wird dieser Bereich nur teilweise adressiert. Dennoch unterstützen wird die informelle Zusammenarbeit indem Dokumente sehr einfach in Abteilung A erfasst werden (z.B. durch Scannen am MFP) und bei diesem Vorgang Indexinformationen und Sachbearbeiter angibt. Somit können die Informationen sehr schnell im Zielsystem an die richtigen Stellen für die weitere Verarbeitung gegeben werden.
Die wirkliche Zusammenarbeit findet im Zielsystem statt - durch unsere Lösungen kommen die Informationen dort schneller und zielgerichteter an.
Die wirkliche Zusammenarbeit findet im Zielsystem statt - durch unsere Lösungen kommen die Informationen dort schneller und zielgerichteter an.
Unterstützt Ihre Lösung eine Vorgangsbearbeitung?
Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar OS, D.velop, Saascom, ...
Nein
Welche Komponenten und Produkte decken Vorgangsbearbeitung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität?
Die Lösung erweitert bestehende Prozesse in ECM Systemen mit der Möglichkeit Dokumente von dieversen Quellen zu erfassen. Hierbei steht im Fokus Endgeräte wie MFPs/Smartphone so zu erweitern, dass Sie soz. zu einem Client des e-gov System/Verfahrens werden.
Unsere Lösungen unterstützen somit viele der unten genannten Prozesse, allerdings werden diese aus dem Zielsystem integriert, da in unserer Software selbst keine Daten gehalten werden.
Unsere Lösungen unterstützen somit viele der unten genannten Prozesse, allerdings werden diese aus dem Zielsystem integriert, da in unserer Software selbst keine Daten gehalten werden.
Bitte markieren Sie im Folgenden welche Anforderungen für Bearbeitung und Registratur durch Ihre Lösung abgedeckt werden.
Akten, Vorgänge und Dokumente anlegen
Akten, Vorgänge und Dokumente löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente nach 4-Augen-Prinzip löschen
Akten, Vorgänge und Dokumente verschieben
Akten, Vorgänge und Dokumente für andere autorisieren
Vorgänge und Dokumente abschließen
Vorgänge und Dokumente wieder in Bearbeitung nehmen
Metadaten eines Schriftgutobjekts bearbeiten
Mehrere Artefakte (Dokumente/Bilder/etc) zu einem Schriftgutobjekt in einem Arbeitsschritt hinzufügen (Stichwort batch-update)
Termine/Fristen von Schriftgutobjekten einsehen
Termine/Fristen von Dokumenten kalendarisch verwalten
Termine in Vorgängen mit Exchange/Outlook abgleichen
Änderungen an Schriftgutobjekten abonnieren
Beteiligungsprozesse initiieren
An Beteiligungsprozessen teilnehmen
Beteiligungsprozesse ad hoc ändern
Beteiligungsprozesse abbrechen
Den Aktenplan bearbeiten
Kennzeichenregelsätze anlegen und bearbeiten
Kennzeichenregelsätze Organisationseinheiten zuordnen
Kann aus der Bearbeitung heraus eine elektronische Signatur von Schriftgut erfolgen und eine Signaturprüfung stattfinden?
Ja
Nein
Unterstützt die Vorgangsbearbeitung aktive Benachrichtigung (push-notification)?
Ja
Nein
Unterstützt Ihre Lösung eine Langzeitspeicherung?
Ja, eigenes Produkt
Ja, Drittanbieter, und zwar
Nein
Welche Komponenten/Produkte decken Langzeitspeicherung ab und wie integrieren sich diese Komponenten in die Basisfunktionalität? Gibt es Schnittstellen zu Langzeitarchivierungssystemen?
Unterstützt Ihre Lösung eine Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A?
Ja, beim Import
Ja, beim Export
Nein
Welche DMS-Grundfunktionen unterstützt Ihre Lösung?
Versionierung
Locking/Sperren
Autorisierung
Technische Protokollierung
Andere Erfassung und Verteilung/Ablage
Ist die Lösung konform zu ECM-Standards?
DoD5015
MoReq2010
AIIM
Andere DOD 5200.28/40 - NARA
Lässt sich eine Vererbung von Metadaten in der Objekthierarchie (Akte/Vorgang/Dokument) konfigurieren?
Ja
Nein
Werden Berechtigungen von einer Akte auf einen neuen Vorgang vererbt?
Ja
Nein
Existiert eine rollenbasierte Rechteverwaltung für den Zugriff und die Bearbeitung von einzelnen Metadaten?
Ja
Nein
Werden Metadaten versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?
Ja
Nein
Werden Hierarchieelemente (Akten/Vorgänge/Dokumente) versioniert verwaltet (mit Historieneintrag)?
Ja
Nein
Sind Löschvorgänge in der Versionierung sichtbar?
Ja
Nein
Unterstützt die Lösung dynamische Beteiligungsprozesse?
Ja
Nein
Eine Suche auf Schriftgutobjekten unterstützt folgende Funktionalitäten
Die Suche nach Akten/Vorgängen/Dokumenten über Metadatenfelder
Die Volltext-Suche nach Dokumenteninhalten
Suchkriterien können personalisiert gesichert und wiederverwendet werden
Ergebnisslisten können exportiert werden (z.B. CSV/Excel/Datei)
Die Suche liefert Vorschaubilder für Dokumente/Bilder
Suchergebnisse lassen sich nach Metadaten sortieren
Suchergebnisse werden direkt referenziert
Suchergebnisse können innerhalb der Plattform weitergegeben werden
Kann auf Drittkomponenten ausgeweitet werden (Enterprise-Search z.B. Fileserver/Exchange)
Rechtebasierte Darstellung von Resultaten (u.a. keine Darstellung von Inhalten ohne Berechtigung)
Können Organisationsstrukturen mit hierarchischen Beziehungen in Ihrer Lösung hinterlegt werden?
Ja
Nein
Wie erfolgt die Vergabe von Kennzeichen für Schriftgutobjekte (z.B. Aktenzeichen oder Dokumentenkennzeichen)?
Automatisch
Manuell
Können Dokumente von der informellen zur formellen Bearbeitung übergeben werden?
Ja
Nein
Bitte geben Sie an, in welchen Abständen ungefähr neue Haupt-Versionen für die von Ihnen eingesetzten Komponenten erscheinen?
Jährlich
Halbjährlich
Alle Monate
Andere
Wenn Open-Source Komponenten/Bibliotheken verwendet werden, wie gewährleisten Sie Aktualität und Sicherheit Ihres Produkts bei Änderungen?
Updates werden nach Bedarf upgedatet ... die Heartbleed Thematik stellte z.B. einen direkten Bedarf dar.
Generell werden alle Komponenten regelmäßig aktualisiert um technische und fachliche Bedürfnisse besser zu adressieren.
Generell werden alle Komponenten regelmäßig aktualisiert um technische und fachliche Bedürfnisse besser zu adressieren.
Werden technische Protokolle zentral gesammelt oder dezentral in den Teilkomponenten abgelegt?
Zentral
Dezentral
Unterstützt die Lösung ein 4-Augen-Prinzip zum Zugriff auf Protokolldaten?
Ja
Nein
Wie werden Protokolle und Logs vor unberechtigtem Zugriff geschützt?
Technische Logs liegen lokal in Textform auf dem Server.
Zugriffs/Auditprotokolle werden via ODBC Schnittstelle in Datenbanken geschrieben.
Zugriff auf Server (OS) und/oder Datenbank muss vom Betreiber entspr. interner Richtlinien sichergestellt werden.
Zugriffs/Auditprotokolle werden via ODBC Schnittstelle in Datenbanken geschrieben.
Zugriff auf Server (OS) und/oder Datenbank muss vom Betreiber entspr. interner Richtlinien sichergestellt werden.
Gibt es ein zentrales Rollen- und Rechtemanagement?
Ja
Nein
Können Organisationseinheiten/Rollen und Benutzer dynamisch angelegt/bearbeitet/gelöscht werden?
Ja
Nein
Wird eine Synchronisation des Rollen-/Rechtemodells mit einem Verzeichnisdienst (LDAP/AD/etc) unterstützt?
Ja
Nein
Können alle administrativen Tätigkeiten über ein Web-Portal bedient werden?
Ja, zentral
Ja, dezentral
Nein
Können in der Lösung Namensbildungsregeln definiert und hinterlegt werden?
Ja
Nein
Können beliebige Objekttypen 1definiert werden?
Ja
Nein
Kann die Hierarchiestruktur von Schriftgutobjekten regelbasiert beschränkt werden? (Beispiel: Akte->Vorgang->Dokument oder 4/5 stufiger Aktenplan)
Ja
Nein
Als Administrator möchte ich drei unterschiedliche Nutzer anlegen. Alle Nutzer arbeiten gemeinsam in einer Unterarbeitsgruppe. Nutzer A darf Dokumente erstellen, bearbeiten und lesen. Nutzer B darf Dokumente erstellen, bearbeiten, lesen und zur Weitergabe an eine übergeordnete Arbeitsgruppe freigeben. Die Unterarbeitsgruppe arbeitet mit vertraulichen Dokumenten, daher benötigen die Mitarbeiter mindestens eine 2-Faktor-Authentisierung.
Das die Lösungen rein für die Erfassung von Informationen genutzt wird, erfolgt die Benutzerverwaltung basierend auf z.B. Active Directory Gruppen. Vorteil ist hierbei das bestehende Strukturen genutzt werden können.
Somit kann ein Menü für die Erfassung von Bauanträgen nur von der entspr. Abteilung eingesehen und genutzt werden.
Somit kann ein Menü für die Erfassung von Bauanträgen nur von der entspr. Abteilung eingesehen und genutzt werden.
Welche Sicherheits- oder Qualitätszertifizierungen (z.B. nach Common Criteria / etc.) existieren für die Lösung?
Aktuell unterstützen wird die Common Criteria noch nicht direkt.
Durch die Nutzung der Software in großem Umfang in der US Regierung/Militär werden dennoch aber sehr hohe Anforderungen erfüllt. Kunden sind u.A. US NMCI, US Joint Chiefs of Staff, US House of Representatives etc.
In Europa zählen wir die NATO, diverse Minierien in vielen Ländern, das EU Parlament, etc. zu unseren Kunden und konnten dort die Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Die Software wurde so entwickelt, daß die Verarbeitung innerhalb komplett transparenter Workflows erfolgt. Es ist hierbei sichergestellt das verarbeitete Daten sicher überwacht werden können.
Durch die Nutzung der Software in großem Umfang in der US Regierung/Militär werden dennoch aber sehr hohe Anforderungen erfüllt. Kunden sind u.A. US NMCI, US Joint Chiefs of Staff, US House of Representatives etc.
In Europa zählen wir die NATO, diverse Minierien in vielen Ländern, das EU Parlament, etc. zu unseren Kunden und konnten dort die Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Die Software wurde so entwickelt, daß die Verarbeitung innerhalb komplett transparenter Workflows erfolgt. Es ist hierbei sichergestellt das verarbeitete Daten sicher überwacht werden können.
Auf welchen Ebenen wird Verschlüsselung zur Absicherung der Kommunikation bzw. des Datenbestandes eingesetzt?
Anwendungsebene – Client
Anwendungsebene – Server
Kommunikation Client/Server
Kommunikation Server/Server
Datenhaltung
Andere
Welche Authentisierungsmechanismen und Kommunikationsstandards unterstützt Ihre Lösung?
Username/Passwort
OTP (One-Time-Passwords)
Smartcards
Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion)
Dienstausweis des Bundes
PKI mit eigenen Zertifikaten
PKI mit Zertifikaten von Drittanbietern
VPN SSL
VPN IPSec
Maschinen-Authentisierung (Hardware-Token)
TAN-Verfahren (mTAN o.ä.)
Biometrie
TLS
Andere
Welche Authentisierungs-, SSO- und weitere Standards unterstützt Ihre Lösung?
OpenID
OAuth
SAML
Liberty Alliance Project
Kerberos
Central Authentication Service
Lightweight Third-Party Authentication
XACML
WS-Federation
WS-Security
XML Encryption
OCSP/XKMS
JAAS
Andere CAC
Welche Verschlüsselungsalgorithmen können in Ihrer Lösung eingesetzt werden? Geben Sie jeweils die maximale Schlüssellänge an.
SHA-2
SHA-3
RSA/DSA
AES
RIPEMD
WHIRLPOOL (Rijmen / Baretto)
Andere RC2/4, ECB, HTTPs (mit eigenen Zertifikaten)
Als Anwender möchte ich so schnell wie möglich wieder auf das System zugreifen können nachdem ich meinen Zugangstoken (bspw. Passwort, Smartcard) verloren habe.
Je nach Konfiguration der Lösung kann immer ein Fallback auf Benutzername/Kennwort (AD) erfolgen.
Als Administrator möchte ich ausschließen, dass Unbefugte auf das System zugreifen können wenn ein Anwender seinen Zugangstoken verloren hat.
Sperrung in zentralen Director Service ist ausreichend, da die Software gegen diesen Syncron läuft.
Als Administrator möchte ich einem Anwender die Berechtigungen für eine Unterarbeitsgruppe entziehen können, um Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Entfernung Benutzer aus Directory Service / Entfernung Benutzer aus Konfiguration/Workflow.
Als Anwender möchte ich mit mehreren anderen Nutzern gemeinsam an einem verschlüsselten Dokument arbeiten.
Nicht relevant ...
Eine Verschlüsslung erfolgt bei uns auf der Ebene der Infrastruktur während der Kommunikation. Ein Anwender hat hier keine Möglichkeiten der Eingriffs.
Eine Verschlüsslung erfolgt bei uns auf der Ebene der Infrastruktur während der Kommunikation. Ein Anwender hat hier keine Möglichkeiten der Eingriffs.
Projektsteckbrief 4
Ist Barrierefreiheit entsprechend BITV 2.0 umgesetzt?
Ja, entsprechend Priorität I
Ja, entsprechend Prioritat I+II
Ja, teilweise bzgl.
Nein
Wie integriert sich die Lösung in Office-Produkte und welche Versionen werden unterstützt?
Microsoft Office 2003, 2010, 2013
Erstellung von MS Office Dokumenten (Word, Excel, PPT)
Erfassung von Emails aus Outlook oder erstellten Dokumenten aus MS Word, Excel und Powerpoint.
Versand von Emails via SMTP/MAPI ... ablage des gesendeten Objekts in die gesendeten Objekte (benötigt entspr. Rechte)
Erstellung von MS Office Dokumenten (Word, Excel, PPT)
Erfassung von Emails aus Outlook oder erstellten Dokumenten aus MS Word, Excel und Powerpoint.
Versand von Emails via SMTP/MAPI ... ablage des gesendeten Objekts in die gesendeten Objekte (benötigt entspr. Rechte)
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007/2010/2013+
OpenOffice/LibreOffice
Lotus Symphony
Andere Microsoft Office 2003, 2010, 2013 Erstellung von MS Office Dokumenten (Word, Excel, PPT) Erfassung von Emails aus Outlook oder erstellten Dokumenten aus MS Word, Excel und Powerpoint. Versand von Emails via SMTP/MAPI ... ablage des gesendeten Objekts in die gesendeten Objekte (benötigt entspr. Rechte)
Wie integriert sich die Lösung in den Email-Client und welche Email-Clients werden unterstützt?
Unterstützung für MS Outlook: Erfassung von Dokumenten als MSG Object inkl. Anhängen
Lotus Notes: Erfassung von Emails oder andernen Objekten auf Feldebene inkl. Anhängen
Lotus Notes: Erfassung von Emails oder andernen Objekten auf Feldebene inkl. Anhängen
Microsoft Outlook 2003+
Mozilla Thunderbird
Apple Mail
Andere Lotus Notes
Wie integriert sich die Lösung in das Dateisystem?
Drag & Drop zwischen Client und Dateimanager
Virtuelles Laufwerk
Kontextmenü
Andere Web Portal Drag and Drop Überwachung von Ordnern
Existiert eine Web-basierte Oberfläche (Portal) zur fachlichen Bearbeitung?
Ja
Nein
Welche Formate von Dokumenten/Bildern sind im Portal direkt einsehbar?
Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
Bild (PNG)
Bild (GIF)
Bild (TIFF)
Audio (MP3)
Audio (FLAC)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Bild (JPG)
Bild (BMP)
Audio (WAV)
Audio (OGG)
Andere
Welche Formate von Dokumenten/Bildern können im Portal direkt bearbeitet werden?
Office Open XML Text (DOCX)
Office Open XML Tabelle (XLSX)
Office Open XML Präsentation (PPTX)
Microsoft Word (DOC)
Microsoft Excel (XLS)
MS Powerpoint 2003 (PPT)
Text (TXT)
Text CSV (CSV)
Web Page (HTML)
ODF Text (ODT)
ODF Tabelle (ODS)
ODF Präsentation (ODP)
OpenOffice Text (SXW)
OpenOffice Tabelle (SXC)
OpenOffice Präsentation (SXI)
Rich Text Format (RTF)
Portable Document Format (PDF)
Portable Document Format (PDF/A)
Andere
Ist die web-basierte Oberfläche für mobile Endgeräte optimiert?
Ja
Nein
Lassen sich Ordner/Schriftgutobjekte in der Benutzeroberfläche per Drag&Drop innerhalb einer Aktenstruktur verschieben?
Ja
Nein
Wie wird die Gültigkeit einer Signatur dem Benutzer dargestellt?
Nicht relevant
Wie wird die Authentizität einer Signatur / eines eID-Feldes (nPA) bei Schriftgut sowie einer DE-Mail dem Anwender dargestellt?
Nicht relevant
Ist eine graphische Darstellung und Navigation durch den Aktenplan möglich? Fügen Sie einen Screenshot zur Verdeutlichung bei.
Ja
Nein
Als Anwender möchte ich möglichst intuitiv durch den Aktenplan navigieren, um eine lange Einarbeitungszeit in das System zu vermeiden.
Die Navigation am Display eines Endgeräte (MFP/Smartphone/Desktop) erfolgt über einen Client. Die Menüs werden beim Prozessdesign so erstellt, dass entweder nur relevante Menüs basierend auf der Funktion angezeigt werden oder es wird alternativ eine Suche angeboten.